Como aumentar a produtividade ao ler e-mails? 1

Como aumentar a produtividade ao ler e-mails?

Em média, um profissional gasta 28% no dia de trabalho lendo e respondendo e-mails, de acordo com uma análise. Por mais que não pareça, esse é um tempo realmente considerável que pode atrapalhar o desenvolvimento de muitas outras tarefas importantes.

Mas, então, como aumentar a produtividade ao ler e-mails? Como conseguir gastar menos tempo fazendo isso?

Normalmente, existem dois métodos utilizados, um é o extremo do outro:

  • Ser devoto da caixa de entrada “zerada” e abrir todos os e-mails sem exceção
  • Desistir e não abrir praticamente nenhum email. No entanto, com certeza nenhum desses extremos é a solução ideal, certo?

Como meio termo, algumas pessoas defendem uma abordagem mais moderada: verificar o e-mail com menos frequência. Porém, será que isso é realmente uma forma eficaz de aumentar a produtividade?

Continue a leitura deste conteúdo para entender qual é a melhor opção para otimizar o tempo de leitura dos e-mails.

Verificação do e-mail: 21 minutos por dia

Segundo pesquisas, em média, os profissionais verificam seus e-mails 15 vezes por dia ou a cada 37 minutos. Contudo, será que a maioria das pessoas espera uma resposta para as suas mensagens dentro desse prazo? É claro que não.

De fato, apenas 11% dos clientes e 8% dos colegas de trabalho esperam uma resposta em menos de uma hora. Levando isso em consideração, se as pessoas verificassem seus e-mails a cada hora, em vez de a cada 37 minutos, poderiam cortar seis verificações por dia.

Entretanto, que impacto isso teria? É simples. Algumas pesquisas sugerem que as pessoas podem levar até 23 minutos e 15 segundos para se recuperarem completamente após uma interrupção do fluxo de trabalho – como uma pausa para verificar o e-mail.

Abrir a caixa de entrada, ao contrário do que muitos pensam, não é a única maneira de se distrair verificando e-mails. Em muitos casos, as pessoas também receber notificações que surgem no canto das telas de seus computadores ou smartphones cada vez que um e-mail é recebido, perdendo vários segundos de atenção a cada momento.

A solução é simples: desativar as notificações e agendar um tempo (de uma em uma hora) para verificar o e-mail.

Caixas de entrada cheias gastam 27 minutos por dia

Muitas pessoas argumentam que não há motivo para mover e-mails para a lixeira porque a funcionalidade de pesquisa nos aplicativos de e-mail comuns é poderosa o suficiente para facilitar a localização de uma mensagem entre centenas ou até milhares delas. Sendo assim, basta pesquisar e pronto, não importa o volume de mensagens na caixa de entrada.

Elas estão certas, em partes. A pesquisa é a maneira mais rápida de encontrar e-mails antigos, mas caixas de entrada cheias custam tempo por outro motivo.

Quando verificamos uma caixa de entrada lotada, acabamos relendo e-mails repetidos várias vezes.

Dessa forma, sem um plano de limpeza consciente da sua caixa de entrada, o número de e-mails continuará aumentando causando o caos.

Aliás, um e-mail lido que precisa de uma resposta posterior não é mais um simples e-mail que requer apenas uma leitura; é uma tarefa que exige ação. Portanto, ele deverá ser tratado como tal e movido para fora da caixa de entrada e para dentro uma lista de tarefas.

A maioria das pessoas lida com isso criando pastas para vários assuntos ou tipos de mensagens diferentes e arquivando cada e-mail de acordo com essa separação. É sobre isso que falaremos agora.

Arquivar e-mails em muitas pastas desperdiça 11 minutos por dia

De acordo com pesquisas, aproximadamente 10% do tempo total que as pessoas gastam em e-mails, é aplicado arquivando mensagens em pastas, um processo que envolve duas fases: decidir para onde os e-mails devem ir e depois movê-los para as pastas selecionadas. Quanto mais escolhas, mais tempo levará para que uma decisão seja tomada.

Sabemos que as pastas não são necessárias para encontrar e-mails. Então, porque realmente precisamos delas?

Na verdade, a maioria das pessoas precisa de apenas 4: uma para e-mails lidos, uma para a lixeira, outra para spam e a outra para emails enviados.

Para calcular o tempo economizado ao passar de muitas para apenas 4 pastas, usamos a Lei de Hick, um princípio que descreve a relação matemática entre o número de escolhas e o tempo de tomada de decisão. Essa lei nos diz que uma decisão de 37 escolhas, por exemplo, é cinco vezes mais lenta que uma decisão de duas escolhas.

Há também maneiras de melhorar a eficiência e a precisão do arquivamento de e-mails por meio do uso de regras ou filtros automatizados, que ajudam a evitar o risco de arrastar e soltar e-mails no lugar errado, e atalhos de teclado, que são 50% mais rápidos do que o mouse.

A leitura e o processamento de e-mails irrelevantes custam 8 minutos por dia

De acordo com os dados da Sanebox, 62% de todos os e-mails não são importantes.

No geral, uma pessoa abre cerca de 20% de boletins informativos e gasta de 15 a 20 segundos lendo cada um desses e-mails, consumindo mais de quatro minutos por dia.

Mesmo a simples exclusão de um e-mail leva em média 3 segundos, adicionando mais de três minutos por dia. Esse é um motivo pequeno, mas importante, para cancelar a inscrição e bloquear e-mails indesejados, em vez de apenas excluí-los.

O e-mail pode sim roubar um tempo considerável da sua produtividade. No entanto, implementando as práticas abaixo ele pode se tornar uma ferramenta de trabalho extremamente eficaz:

  • Desative notificações e, em vez disso, verifique seu e-mail a cada hora;
  • Mova todos os e-mails para fora da sua caixa de entrada na primeira vez que você os ler;
  • Use a funcionalidade de pesquisa para encontrar e-mails;
  • Configure apenas duas 4 pastas de e-mail e use atalhos para fazer o arquivamento;
  • Evite se cadastrar para receber e-mails irrelevantes.

É hora de deixar os velhos hábitos para trás e aumentar a produtividade diminuindo o tempo gasto com a leitura de e-mails.

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